En Samlet IT-Pakke ved Efterskolen ved Nyborg

På Efterskolen ved Nyborg har selv skolesekretæren tid og overskud til at være meget sammen med eleverne. Det kan kun lade sig gøre, fordi UVdatas samlede skolepakke hjælper hende med at effektivisere administrationen af elever, økonomi, løn i sammenhængende digitale arbejdsgange.

Som på så mange andre efterskoler har skolesekretæren på Efterskolen ved Nyborg, Marie-Line Nissen, travlt. Hendes primære opgave er at håndtere al administration vedrørende elever, økonomi og løn til de ansatte, men derudover hjælper hun også til med blandt andet forskellige it-opgaver. Med et stigende elevtal de seneste år er både de primære og sekundære opgaver ikke ligefrem blevet færre. Derfor er Marie-Line Nissen dybt afhængig af, at de daglige administrative processer glider så let og hurtigt som muligt, så hun stadig kan tage del i efterskolelivet.  

Hele pakken hænger sammen

Efterskolen ved Nyborg bruger den samlede skolepakke fra KMD-datterselskabet UVdata til håndtering af elevadministration, økonomi og løn,. Det er en samlet pakke, Marie-Line Nissen er meget glad for – særligt fordi de enkelte løsninger spiller så godt sammen.

“Vores lønløsning taler sammen med vores økonomisystem, så når jeg laver løn, bliver alle lønposteringerne automatisk bogført. Det er bare et eksempel på, at når jeg foretager en handling ét sted, slår det automatisk igennem andre steder, fordi hele pakken hænger sammen. Når så mange af processerne foregår automatisk, betyder det for det første, at vi får reduceret risikoen for fejlindtastninger, og for det andet at jeg ikke skal gå rundt og huske på en masse ting, for systemet husker det for mig,” siger hun.

Én leverandør betyder én supportlinje

Udover at være en glad bruger af UVdatas skolepakke sætter Marie-Line Nissen også pris på, at hun kun har én leverandør, hun skal ringe til, hvis der er noget, der driller. Uanset om det drejer sig om løn, økonomi eller elevadministration.

“Jeg skal kun huske ét nummer i hovedet, når jeg har brug for support. Ni ud af ti gange kan den person, jeg får fat i, hjælpe mig med det samme. Og ellers er de søde til hurtigt at vende tilbage. For mit vedkommende betyder det også noget, at jeg bliver mødt med et smil, hver gang jeg ringer. Jeg ved godt, jeg ikke se, at de smiler i den anden ende, men det kan jeg høre, at de gør. Jeg møder aldrig sure miner eller får en fornemmelse af, at jeg da selv kunne have regnet noget ud.”

Nemt og tidsbesparende

Efterskolen ved Nyborg har brugt UVdatas samlede portefølje af skoleløsninger siden 2015. Værktøjerne er efterhånden blevet så integreret en del af hverdagen, at Marie-Line Nissen har svært ved at huske, at der overhovedet fandtes en tid med mange manuelle indtastninger, dobbeltarbejde og besværlige systemintegrationer. I dag forekommer de administrative opgaver at være relativt simple at håndtere.

“Hvis man har bare en lille smule regnskabserfaring, er det ikke svært at sætte sig ind i, hvordan de forskellige løsninger i skolepakken fungerer. Det hele er meget brugervenligt sat op og tekstet, så man kan navigere rundt på en overskuelig måde,” siger Marie-Line Nissen og tilføjer, at skolepakken også understøtter de lovpligtige indberetninger, efterskolen skal foretage til myndighederne. “Det er rart, når alle vores skal-opgaver kan løses på fem minutter med ét klik, fremfor at man skal sidde manuelt og bruge lang tid på dem.”

Tæt samarbejde med UVdata

Marie-Line Nissen har efterhånden anvendt løsningerne fra UVdata så længe, at hun med tiden har opbygget et tæt samarbejde med deres konsulenter.

“De er altid lydhøre overfor forandringer. Hvis jeg kommer med et forslag til en forbedring, tager de det altid med tilbage og drøfter det internt. Det er selvfølgelig ikke alle ting, der bliver ændret efterfølgende. Men bare det, at jeg kan mærke, de lytter. Det er vigtigt. For det gør jo, at vi er en del af udviklingsprocessen, og at vores løsning føles som vores løsning, fordi den dækker de behov, vi har,” slutter hun.